CVS ALERT!
The Conference Vetting System (CVS) is a unique initiative in the healthcare industry. It is a centralised decision-making system that encourages transparency and consistency in medical education events and alleviates the complex administrative burden previously faced by MedTech Europe and Mecomed members, who were constrained to make their own determinations on whether or not a third-party educational event they wished to provide support to was compliant with the associations’ respective Codes.
CVS is an independently managed system which reviews the compliance of Third-Party Educational Events with the Mecomed Code of Ethical Business Practice to determine the appropriateness for Member Companies to provide financial support to such events in the form of:
CVS Mecomed is applicable to all events (International, Regional, National)
Members of Mecomed and Third-Party Intermediaries (TPIs) who represent Mecomed members, cannot provide support to an event that has not been positively assessed by CVS. Furthermore, the decisions rendered by the Compliance Officer are binding on Mecomed members and TPIs who represent them. Which means that these members cannot provide support to an event which is found to be not compliant.
The review process is based on a set of 7 criteria that each have the same weight in the evaluation:
The scientific program, geographic location, conference venue, hospitality, registration packages benefits, sponsorship packages and communication support.
Only the following categories of stakeholders may submit an event for assessment:
The following Third-Party Educational events are under the scope of CVS- Mecomed:
1: Local in-institution activities
Local events organized by an HCO on its premises (in-institution activities) are exempt from the CVS assessment process only if all following conditions are met:
2: Public Awareness Campaigns:
Event organized by HCO intended to provide information, promoting awareness and/or educating patients and the public about relevant healthcare topics or medical conditions or diseases in therapeutic areas. Such an event is exempt from CVS submission.
In case any part of the agenda includes any session addressed to HCPs, the event cannot qualify as Public Awareness Campaign.
CVS - Mecomed covers the region of Middle East & Africa, excluding South Africa.
The submission of an application for any Third-Party Educational Events (national, regional and international) on the CVS website must be done 50 days prior to the event starting date or earlier.
Submissions made after the 50-day deadline will be attributed automatically as the final status “not assessed/late submissions”. No exceptions will be allowed.
At this stage, the following information is needed as a minimum requirement:
The submission of the complete set of documentation for an already registered/listed event in CVS is recommended to be done a minimum of 35 days prior to the event starting date.
In addition to the above-mentioned information, the following documentation is required:
It will take between 3 to 4 weeks to do assessment for events , depending on the starting date of the event and availability of full documentation.
Pre-Clearance provides Third Party Educational Event Organizers the possibility to seek the advice on whether or not the minimum required criteria to initiate discussions with Mecomed members on their financial support to an event are compliant with Mecomed Code. Such advice can also be sought by Third Party Educational Event Organizers before they sign any contracts or make any financial commitments with suppliers regarding the Event.
For example, a conference organizer who is considering holding an event in a particular city using a particular conference venue may, years in advance and up to 6 months before the planned date of the event, make a Pre-Clearance submission on CVS.
Prior to introducing a Pre-Clearance submission, Third-Party Educational Event Organizers should look into the assessed criteria requirements.
Pre-Clearance submissions will only be accepted via the EthicalMedTech-CVS online submission form.
Pre-Clearance must be made by the Healthcare Organizations or Professional Conference Organizers who are the actual organizers of the educational event in question.
An educational event may be submitted for Pre-Clearance years in advance but not later than six months prior to the event starting date.
The geographic location and event venue details are the minimum information required for a Pre-Clearance to be accepted under CVS.
The Compliance Officer will endeavor to render Pre-Clearance assessment decisions within 3 weeks of receipt of a complete online Pre-Clearance submission form.
Pre-Clearance decisions will only be published on the www.ethicalmedtech.eu calendar website.
All events, whether they have been Pre-Cleared or not, must go through the Regular Submission Process. An overall assessment of the event is still mandatory for Mecomed members to fulfill grants and contracts obligations.
Regular Submissions must be made via the online EthicalMedTech Conference Vetting System submission form on the www.ethicalmedtech.eu website.
The minimum information and details that need to be provided for a submission to be accepted under CVS are the geographic location and the conference facility venue.
In such case, the Compliance Officer will render a provisional assessment decision limited to the criteria which have been assessed at that point. The provisional decision will be posted on the www.ethicalmedtech.eu website.
The Compliance Officer will endeavor to render Regular Submission assessment decisions upon the receipt of a complete online submission form.
In cases where a negative decision is made, the Compliance Officer will notify the identified relevant stakeholders via a correction notice regarding the identified deficiencies which render the event non-compliant and advise those stakeholders that they have 10 calendar days prior to the publication of the final assessment decision to correct those deficiencies.
All decisions will be published on the www.ethicalmedtech.eu calendar website.
Chapter 2 of the Mecomed Code of Ethical Business Practice provides that Member Companies may support Third Party Organized Procedure Trainings either: via Educational Grants (in accordance with Chapter 4: Charitable Donations and Grants);
OR by providing financial support directly to individual Healthcare Professionals to cover the cost of attendance at Third Party Organized Procedure Training sessions.
Third Party Organized Procedure Training means a type of Third Party Organized Educational Event that is primarily intended to provide Healthcare Professionals with information and training on the safe and effective performance of one or more clinical procedures in circumstances where the information and training concern:
Specific therapeutic, diagnostic or rehabilitative procedures, namely clinical courses of action, methods or techniques (rather than the use of medical technologies); and practical demonstrations and/or training for HCPs, where the majority of the training program is delivered in a clinical environment.
For the avoidance of doubt, proctorship and preceptorship are not considered to constitute Third Party Organized Procedure Training.
Program:
Unlike Third-Party Organized Educational Conferences which are theoretical in nature, practical, hands-on activities comprise the majority of the program of Third-Party Organized Procedure Trainings (“TPPTs”).
The program must include practical demonstrations (and/or actual live surgeries where allowed).
To consider an event a TPPT, the practical sessions must in all cases represent more than 50% of the full program and involve hands-on activities by the attendees. This requirement must be clearly indicated in the program of the TPPT.
Will be considered practical sessions:
Venue:
Third-Party Organized Procedure Trainings are typically organized in a clinical environment, as opposed to, e.g., a classroom setting. For the avoidance of doubt, the adjective “clinical” includes places suitable for the simulation of medical procedures, rather than just the medical treatment of real patients.
Examples of simulation settings include conference or meeting rooms which are appropriately equipped with relevant simulation devices/systems or experimental laboratories suitable for training on cadavers, skin models, synthetic bones, live animals in accordance with applicable regulations and ethical rules, etc.
Stand-alone event:
Third Party Organized Procedure Training will not qualify as a Stand-Alone if the Training is organized in connection, adjacent to, or at the same time and location as part of a larger Third-Party Organized Educational Conference. In such cases, direct sponsorship to Healthcare Professional will not be permitted.
Each educational event submitted under the Conference Vetting System for assessment is evaluated by the Compliance Officer in accordance with the principles and standards set out in the Mecomed Code of Ethical Business Practice. Image and perception projected to the public when industry wishes to support a particular event are determinant in the assessment decisions under CVS.
Please note that:
The rendered decisions are based on the documents and information provided to the Compliance Officer via the online submission form. The Compliance Officer does not independently verify whether the information or documents are up to date.
Decisions do not take into account nor supplant national and local laws, regulations or professional and company codes that may impose more stringent requirements upon members or Healthcare Organizations or Healthcare Professionals.
Educational event scientific program sessions are reviewed, but not the value of their scientific content.
The sole purpose of the System is to assist corporate members in determining whether or not to sponsor third party educational events.
The review process is based on a set of 7 criteria of equal weight in the assessment process, as follows:
1: The scientific program
The detailed program should present a clear schedule with no gaps during the event scientific sessions, (i.e., a minimum of 6 hours for full conference day/ 3 hours for a half day), the faculty for each session must be identified, the session topics must be serious medical subjects.
The program content should directly relate to specialty and/or medical practice of the HCP who will attend the event or have a sufficiently reasonable relationship to justify the attendance of the HCPs.
2: The geographic location
The geographic location should not be the main attraction of the conference. It should be in or near a city or town which is a scientific or business center conducive to exchange of ideas and the transmission of knowledge.
The selected time of the year will be taken into account in determining if a geographic location is appropriate.
3: The event venue
The event venue should be a business or commercial center providing conference facilities conductive to the exchange of scientific and medical information and the transmission of knowledge. The image of the location among the public, media and authorities cannot be perceived as purely luxury, touristic/holiday and/or entertainment venue.
CVS does not look into the financial advantage that a venue rental may present.
4: Hospitality
Hospitality includes Accommodation, meals/breaks and receptions (opening reception, gala dinner). It is important to differentiate hospitality which is permitted and entertainment which is not.
Hospitality should be limited to reasonable hotel accommodation and meals, coffee breaks, and a conference dinner or cocktail reception to which all HCP delegates are expected to attend.
The hospitality offered to spouses, partners, family and/or guests – this category of person may not benefit from hospitality sponsored by Mecomed members.
The appropriateness of accommodation – Mecomed members funds to third party events cannot be used to pay for or reimburse HCP lodging expenses at top category, luxury or resort hotels.
5: Registration fees
The registration fee should cover only the scientific program, authorized activities and hospitality.
Spouses, partners, family and/or guests’ packages may not be paid for by Mecomed Members – This category of person may not register for the event or participate in the scientific program (unless he or she is a qualified HCP with a legitimate interest in the program).
Any social, sporting and/or leisure activities or other forms of entertainment must be outside of the program schedule and paid for separately by the HCP delegates. They should not dominate or interfere with the overall scientific content of the program and must be held during times that do not overlap with scientific session.
6: Communication support
Advertising support (brochures, website and other materials) should highlight the scientific nature of the program content. They should not emphasize the geographic location and should not make excessive or inappropriate references to or contain images of entertainment, sporting events or other non-scientific activities.
7: Sponsorship Packages:
The 7th criteria is the only difference between Mecomed & MedTech Europe CVS criteria of assessment. Mecomed Compliance Committee decided to add the 7th Criteria for assessment (Sponsorship packages) based on a legitimate need to mitigate risks arising from sponsorship packages in the Mecomed region.
Sponsorship packages should comply with Chapter 1: General Criteria for Events of the Mecomed Code.
Sponsorship packages should be transparent, clearly outlining the value of the sponsorship package options, as well as the different benefits provided under each sponsorship package.
Examples of non-permissible benefits include, but are not limited to, gifts to delegates or speakers, first class tickets, business class tickets for flights less than 5 hours, touristic tours and other entertainment options, such as participation in live music or sports events etc.
It is the responsibility of each Mecomed Member Company to ensure that any free delegate passes distributed under sponsorship packages will not be used for direct HCP Sponsorship and will be allocated via educational grants, without any involvement of the Member Company in the delegate selection process, in accordance with the requirements of the Mecomed Code.
An appeal may be filed by a Member Company or a Third-Party Educational Event Organizer to the Mecomed Compliance Officer in writing.
Any appeal must be documented and motivated with written legitimate justifications.
The Mecomed Compliance Officer will forward the appeal request to the Mecomed Compliance Core Committee as defined in Part 3, Section 4 of the Mecomed Code.
The Mecomed Compliance Core Committee will assess the appeal and the relevant documents/ justification and shall take a decision within a maximum of 10 working days from the receipt of the appeal request.
The security level of the venue in comparison to other venues, the number of expected attendees, the availability of conference facilities, the overall suitability of the selected venue, the specificity of the geographic location, logistics considerations and any other compelling justifications can establish the granting of a change to the CVS decision.
The rationale for amending the CVS assessment should be clearly documented along with the initial Event's assessment outcome on the CVS.
Ruba Khasati
Acting CVS Officer
[email protected]
The Mecomed Compliance Officer operates under the supervision of the Mecomed Compliance Core Committee whose role is to ensure the impartiality, competence, and integrity of the decision-making process and prevent conflicts of interest.
Dhana Ong
Compliance Officer
[email protected]
Sara Abanto
Assistant Compliance Officer
[email protected]
Le Conference Vetting System (CVS) : est une initiative unique dans le secteur des soins de santé. Il s’agit d’un système décisionnel centralisé qui encourage la transparence et la cohérence dans les événements de formation médicale et allège le fardeau administratif complexe auquel étaient auparavant confrontés les membres de MedTech Europe et de Mecomed, qui ont été contraints de déterminer eux-mêmes si un événement éducatif tiers auquel ils souhaitaient apporter un soutien était conforme ou non aux codes respectifs des associations.
Le CVS est un système géré de manière indépendante qui vérifie la conformité des événements éducatifs organisés par des tiers au Code de conduite et d'éthique professionnelle de Mecomed afin de déterminer s'il est approprié pour les Entreprises Membres d'apporter un soutien financier à ces événements sous la forme de:
Le CVS de Mecomed est applicable à tous les événements (Internationaux, Régionaux, Nationaux)
Les membres de Mecomed et les intermédiaires tiers (TPI) qui représentent les membres de Mecomed, ne peuvent pas apporter leur soutien à un événement qui n'a pas été évalué positivement par le CVS. En outre, les décisions rendues par le Responsable de la conformité sont contraignantes pour les membres de Mecomed et les TPI qui les représentent. Ce qui signifie que ces membres ne peuvent pas apporter leur soutien à un événement qui se révélerait non conforme.
Le processus d'examen repose sur un ensemble de 7 critères possédant chacun le même poids dans l'évaluation:
Le programme scientifique, la situation géographique, le site de la conférence, l'hébergement, les avantages des forfaits d'inscription, les forfaits de parrainage et le support de communication.
Seules les catégories de parties prenantes suivantes peuvent soumettre un événement à l'évaluation:
Les événements éducatifs suivants organisés par des tiers relèvent du champ d'application du CVS de Mecomed:
1: Les activités locales au sein de l'institution
Les événements locaux organisés par un HCO dans ses locaux (activités au sein de l'établissement) ne sont exemptés du processus d'évaluation du CVS que si toutes les conditions suivantes sont remplies:
2: Campagne de sensibilisation du public:
Tout Événement organisé par un organisme de santé (HCO) dans le but de fournir des informations, de sensibiliser et/ou d'éduquer les patients et le public sur des sujets pertinents en matière de soins de santé ou sur des conditions médicales ou des maladies dans des domaines thérapeutiques. Un tel événement est exempté de soumission au CVS.
Si une partie quelconque de l'ordre du jour comprend une session adressée aux Professionnels de Santé (HCP), l'événement ne peut être considéré comme une campagne de sensibilisation du public.
Le CVS de Mecomed couvre la région du Moyen-Orient et de l'Afrique, à l'exclusion de l'Afrique du Sud.
Il est indispensable de soumettre une demande pour tout événement éducatif tiers (national, régional et international) sur le site Web de CVS au moins 50 jours avant la date de début de l'événement, ou plus tôt.
À ce stade, les informations suivantes sont nécessaires et constituent une exigence minimale:
At this stage, the following information is needed as a minimum requirement:
Il est recommandé de soumettre l'ensemble des documents relatifs à un événement déjà enregistré/inscrit au CVS au moins 35 jours avant la date de début de l'événement.
À ce stade, en plus des informations susmentionnées, les documents suivants sont requis:
La pré-autorisation offre aux organisateurs d'événements éducatifs tiers la possibilité de demander conseil pour déterminer si les critères minimaux requis pour entamer des discussions avec les membres de Mecomed sur leur soutien financier à un événement sont conformes ou non au Code Mecomed. Ces conseils peuvent également être demandés par les organisateurs tiers d'événements éducatifs avant qu'ils ne signent tout contrat ou ne prennent tout engagement financier avec des fournisseurs dans le cadre de l'Événement.
Par exemple, un organisateur de conférence envisageant d'organiser un événement dans une ville particulière en utilisant un site de conférence particulier peut, des années à l'avance et jusqu'à 6 mois avant la date prévue de l'événement, faire une demande de pré-autorisation sur CVS.
Avant de soumettre une demande de pré-autorisation, les organisateurs tiers d'événements éducatifs devraient examiner les exigences relatives aux critères évalués.
Les soumissions pour pré-autorisation ne seront acceptées que via le formulaire de soumission en ligne d'EthicalMedTech-CVS.
La pré-autorisation doit être soumise par les Organismes de Santé ou les Organisateurs Professionnels de Conférence étant les véritables organisateurs de l'événement éducatif concerné.
Un événement éducatif peut être soumis à une autorisation préalable plusieurs années à l'avance, mais au plus tard six mois avant la date de début de l'événement.
L'emplacement géographique et les détails du site de l'événement sont les informations minimales requises pour qu'une pré-autorisation soit acceptée dans le cadre du CVS.
L'agent de conformité s'efforcera de rendre les décisions d'évaluation de pré-autorisation dans les 3 semaines suivant la réception d'un formulaire de soumission de pré-autorisation en ligne complet.
Les décisions de pré-autorisation ne seront publiées que sur le site Web de programmation www.ethicalmedtech.eu
Tous les événements, qu'ils aient été pré-autorisés ou non, doivent passer par le processus de soumission habituel. Une évaluation globale de l'événement est toujours obligatoire pour que les membres de Mecomed puissent remplir leurs obligations en matière de subventions et de contrats.
Les soumissions habituelles doivent être réalisées par le biais du formulaire de soumission en ligne du Système de vérification des conférences d'EthicalMedTech sur le site Web www.ethicalmedtech.eu
Les informations et détails minimums à communiquer pour qu'une soumission soit acceptée dans le cadre du CVS sont le lieu géographique et le site de la conférence.
Dans un tel cas, le Responsable de la conformité rendra une décision d'évaluation provisoire limitée aux critères évalués à ce moment-là. La décision provisoire sera publiée sur le site Web www.ethicalmedtech.eu
Le Responsable de la conformité s'efforcera de prononcer les décisions d'évaluation des Soumissions habituelles dès réception d'un formulaire de soumission en ligne complet.
En cas de décision négative, le Responsable de la conformité notifiera les parties prenantes concernées identifiées par le biais d'un avis de correction concernant les manquements identifiés qui rendent l'événement non conforme et informera ces parties prenantes qu'elles disposent de 10 jours civils avant la publication de la décision d'évaluation finale pour corriger ces manquements.
Toutes les décisions seront publiées sur le site Web de programmation www.ethicalmedtech.eu
Le Chapitre 2 du Code de conduite et d'éthique professionnelle de Mecomed prévoit que les Entreprises Membres peuvent soutenir les formations aux procédures organisées par des tiers soit : par le biais de Subventions à l'éducation (conformément au Chapitre 4 : Dons et subventions caritatifs);
OU en accordant un soutien financier directement à des Professionnels de Santé à titre individuel pour couvrir les frais de participation à des sessions de formation à des Procédures Organisées par des Tiers.
La formation aux procédures organisées par un tiers désigne un type d'événement éducatif organisé par un tiers visant principalement à fournir aux Professionnels de Santé des informations et une formation sur la réalisation sûre et efficace d'une ou plusieurs procédures cliniques dans des circonstances où les informations et la formation concernent:
Des procédures thérapeutiques, de diagnostiques ou de réadaptation spécifiques, à savoir des cours d'action, des méthodes ou des techniques cliniques (plutôt que l'utilisation de technologies médicales) ; et des démonstrations pratiques et/ou des formations pour les Professionnels de Santé, où la majorité du programme de formation est dispensée dans un environnement clinique.
Pour éviter toute ambiguïté, le tutorat et le préceptorat ne sont pas considérés comme une Formation aux Procédures Organisées par un Tiers.
Programme:
Contrairement aux Conférences éducatives organisées par des tiers, qui sont de nature théorique, les activités pratiques constituent la majorité du programme des Formations aux procédures organisées par des tiers ("TPPT").
Le programme doit inclure des démonstrations pratiques (et/ou des opérations chirurgicales réelles si cela est autorisé).
Pour qu'un événement soit considéré comme une Formation aux Procédures de Tiers (TPPT), les sessions pratiques doivent dans tous les cas représenter plus de 50 % du programme complet et comporter des activités pratiques par les participants. Cette nécessité doit être clairement indiquée dans le programme du TPPT.
Seront considérées comme des sessions pratiques:
Site:
Les Formations aux procédures organisées par des tiers sont généralement dispensées dans un environnement clinique, par opposition, par exemple, à une salle de classe. Pour éviter toute ambiguïté, l'adjectif « clinique » englobe les lieux adaptés à la simulation de procédures médicales, plutôt qu'au seul traitement médical de patients réels.
Parmi les exemples d'environnements de simulation, citons les salles de conférence ou de réunion convenablement équipées de dispositifs/systèmes de simulation pertinents ou les laboratoires expérimentaux adaptés à la formation sur des cadavres, des modèles de peau, des os synthétiques, des animaux vivants, conformément aux réglementations et règles éthiques applicables, etc.
Évènement autonome:
La Formation aux procédures organisée par un tiers ne sera pas considérée comme une Formation autonome si la Formation est organisée dans le cadre d'une Conférence éducative organisée par un tiers, au même moment et au même endroit, ou à proximité de celle-ci. Dans un tel cas, le parrainage direct du Professionnel de Santé ne sera pas autorisé.
EChaque événement éducatif soumis à l'évaluation du Système de vérification des conférences est évalué par l'agent de conformité conformément aux principes et aux normes énoncés dans le Code de conduite et d'éthique professionnelle de Mecomed. L'image et la perception projetées au public, lorsque le secteur souhaite soutenir un événement particulier, sont déterminantes dans les décisions d'évaluation dans le cadre du CVS.
Veuillez noter que:
Les décisions rendues se fondent sur les documents et informations fournis au Responsable de la conformité via le formulaire de soumission en ligne. Le Responsable de la conformité ne vérifie pas de lui-même si les informations ou les documents sont à jour.
Les décisions ne prennent pas en compte ni ne supplantent les lois, réglementations ou codes professionnels et d'entreprise nationaux et locaux qui peuvent imposer des exigences plus strictes aux membres ou aux Organismes de Santé ou aux Professionnels de Santé.
Les sessions du programme scientifique des événements éducatifs sont examinées, mais pas la valeur de leur contenu scientifique.
Le seul objectif du Système consiste à aider les membres corporatifs à déterminer s'ils doivent ou non parrainer des Événements éducatifs organisés par des tiers.
Le processus d'examen est basé sur un ensemble de 7 critères dont le poids est équivalent lors du processus d'évaluation ci-dessous:
1: Le programme scientifique
Le programme détaillé doit présenter un planning clair sans discontinuité pendant les sessions scientifiques de l'événement, (c'est-à-dire un minimum de 6 heures pour une journée complète de conférence/ 3 heures pour une demi-journée), les membres du corps professoral pour chaque session doivent être identifiés, les sujets des sessions doivent être des sujets médicaux sérieux.
Le contenu du programme doit être directement lié à la spécialité et/ou à la pratique médicale du HCP qui assistera à l'événement ou avoir une relation suffisamment raisonnable pour justifier la présence des HCP.
2: The geographic location
L'emplacement géographique ne doit pas constituer l'attraction principale de la conférence. Il doit être situé dans ou près d'une cité ou d'une ville constituant un centre scientifique ou commercial propice à l'échange d'idées et à la transmission des connaissances.
La période de l'année choisie sera prise en compte pour déterminer si un emplacement géographique est approprié.
3: Le site de l'événement
Le site de l'événement doit donc être un centre d'affaires ou commercial offrant des installations de conférence propices à l'échange d'informations scientifiques et médicales et à la transmission des connaissances. L'image du lieu auprès du public, des médias et des autorités ne peut être perçue comme un lieu purement luxueux, touristique/vacances et/ou de divertissement.
Le CVS n'examine pas l'avantage financier que peut présenter la location d'une salle.
4: Hébergement
L'hébergement comprend le logement, les repas/pauses et les réceptions (réception d'ouverture, dîner de gala). Il est important de faire la différence entre l'hébergement qui est autorisé et le divertissement qui ne l'est pas.
L'hébergement doit se limiter à un logement et à des repas raisonnables à l'hôtel, à des pauses café et à un dîner ou un cocktail de conférence auquel tous les délégués du HCP sont censés assister.
L'hébergement offert aux conjoints, partenaires, famille et/ou invités - cette catégorie de personnes ne peut pas bénéficier de l'hébergement parrainé par les membres de Mecomed.
Le caractère approprié de l'hébergement - Les fonds versés par les membres de Mecomed à des événements organisés par des tiers ne peuvent être utilisés pour payer ou rembourser les frais d'hébergement des HCP dans des hôtels de catégorie supérieure, de luxe ou de villégiature.
5: Les frais d'inscription
Les frais d'inscription doivent couvrir uniquement le programme scientifique, les activités autorisées et l'hébergement.
Les formules pour les conjoints, les partenaires, la famille et/ou les invités ne peuvent pas être financées par les membres de Mecomed - Cette catégorie de personnes ne peut pas s'inscrire à l'événement ni participer au programme scientifique (sauf s'il s'agit d'un HCP qualifié ayant un intérêt légitime dans le programme).
Toute activité sociale, sportive et/ou de loisirs, ou toute autre forme de divertissement doit figurer en dehors du programme et doit être à la seule charge des délégués HCP. Elles ne doivent pas dominer ou interférer avec le contenu scientifique général ou le programme, et doivent être organisées à des heures qui ne coïncident pas avec une session scientifique.
6: Support de communicationt
Les supports publicitaires (brochures, site Web et autres documents) doivent souligner la nature scientifique du contenu du programme. Ils ne doivent pas mettre trop l'accent sur l'emplacement géographique, ni faire de références excessives ou inappropriées à des divertissements, des événements sportifs ou toute autre activité non scientifique, ni contenir des images de ces événements.
7: Formules de parrainage:
Le 7ème critère représente la seule différence entre les critères d'évaluation des CVS de Mecomed et de MedTech Europe. Le Comité de Conformité de Mecomed a décidé d'ajouter le 7ème critère d'évaluation (formules de parrainage) sur la base d'un besoin légitime d'atténuer les risques découlant des formules de parrainage dans la région de Mecomed.
Les formules de parrainage doivent être conformes au Chapitre 1: Critères généraux pour les évènements du Code de Mecomed.
Les formules de parrainage doivent être claires, indiquer clairement la valeur des formules de parrainage, ainsi que les différents avantages offerts par chaque formule.
Les exemples d'avantages non autorisés comprennent, sans s'y limiter, les cadeaux aux délégués ou aux orateurs, les billets de première classe, les billets de classe affaires pour les vols de moins de 5 heures, les visites touristiques et autres options de divertissement, telles que la participation à des événements musicaux ou sportifs, etc.
Il est de la responsabilité de chaque Entreprise Membre de Mecomed de s'assurer que les accréditations gratuites distribuées dans le cadre des formules de parrainage ne seront pas utilisées pour le parrainage direct de HCP et seront assignées par le biais de Subventions destinées à l’éducation, sans aucune implication de l'Entreprise Membre dans le processus de sélection des délégués, conformément aux exigences du Code Mecomed.
Un appel peut être déposé par écrit par une Entreprise Membre ou un Organisateur Tiers d'Événements éducatifs auprès du Responsable de la Conformité de Mecomed.
Tout appel doit être documenté et motivé par des justifications légitimes écrites.
L'agent de conformité de Mecomed transmettra la demande d'appel au Comité central de conformité de Mecomed, tel que défini dans la Partie 3, Section 4 du Code Mecomed.
Le Comité central de conformité de Mecomed évaluera l'appel et les documents/justifications pertinents et prendra une décision sous un maximum de 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande d'appel.
Le niveau de sécurité du lieu par rapport à d'autres sites, le nombre de participants attendus, la disponibilité des installations de conférence, l'adéquation générale du site sélectionné, la spécificité de l'emplacement géographique, les considérations logistiques et toute autre justification convaincante peuvent conduire à une modification de la décision du CVS.
La justification de la modification de l'évaluation du CVS doit être clairement documentée ainsi que le résultat de l'évaluation initiale de l'événement par le CVS.
Ruba Khasati
Acting CVS Officer
[email protected]
Le Chargé de conformité Mecomed opère sous la supervision du Comité central de conformité de Mecomed dont le rôle est de garantir l'impartialité, la compétence et l'intégrité du processus décisionnel et de prévenir tout conflit d'intérêts.
Dhana Ong
Chargée de conformité
[email protected]
Sara Abanto
Assistante chargée de conformité
[email protected]